در Rocket.Chat بیشتر ارتباطات کاربران داخل کانالها (Channels)، تیمها (Teams) و پیامهای خصوصی انجام میشود. با ایجاد کانالهای عمومی و خصوصی میتوانید گفتگوهای سازمان را بر اساس واحد، پروژه یا موضوع دستهبندی کنید و برای هر کانال سطح دسترسی مشخصی در نظر بگیرید. در این آموزش با نحوه ایجاد کانال، تنظیمات آن، تفاوت کانال عمومی و خصوصی و همچنین ساخت Team در Rocket.Chat آشنا میشوید.
ساخت کانال عمومی (Public Channel)
کانال عمومی برای گفتگوهایی مناسب است که همه اعضای Workspace بتوانند آن را مشاهده یا در آن عضو شوند. این نوع کانال معمولاً برای اطلاعرسانی، گفتگوهای عمومی شرکت یا پروژههایی که همه اعضا باید به آن دسترسی داشته باشند استفاده میشود.
مرحله اول: ورود به بخش ایجاد کانال
برای ایجاد یک کانال جدید:
- از نوار ابزار بالای منوی سمت چپ روی آیکون Create new (آیکون مداد) کلیک کنید.
- از منوی باز شده گزینه Channel را انتخاب کنید.
با انتخاب این گزینه، پنجره Create channel باز میشود.
مرحله دوم: تکمیل اطلاعات کانال
در پنجره Create channel باید اطلاعات اولیه کانال را وارد کنید. در فیلد Name، یک نام یکتا برای کانال وارد کنید. این نام نباید شامل فاصله یا کاراکترهای غیرمجاز باشد و پس از ایجاد، در فهرست کانالهای Workspace نمایش داده میشود.
در فیلد Topic میتوانید موضوع یا توضیح کوتاهی برای کانال بنویسید. این توضیح زیر نام کانال نمایش داده میشود و به اعضا کمک میکند هدف یا کاربرد کانال را سریعتر تشخیص دهند. برای مثال میتوانید عباراتی مانند «اطلاعیههای شرکت»، «تیم فروش»، «پشتیبانی فنی» یا «پروژه CRM» را بهعنوان موضوع کانال وارد کنید.
در بخش Members نیز امکان انتخاب اعضای اولیه کانال وجود دارد. کافی است نام کاربران را جستجو کرده و آنها را از فهرست انتخاب کنید تا پس از ایجاد کانال بهصورت خودکار عضو آن شوند. در صورت نیاز، میتوانید این بخش را خالی بگذارید و اعضا را بعداً به کانال اضافه کنید.
از آنجا که در این بخش قصد ایجاد یک کانال عمومی را داریم، گزینه Private را غیرفعال نگه دارید. در این حالت، کانال بهصورت عمومی ایجاد میشود و کاربران Workspace (با توجه به مجوزهای تعریفشده توسط مدیر سیستم) میتوانند آن را مشاهده کرده یا به آن ملحق شوند.
بررسی تنظیمات پیشرفته (Advanced settings)
در پایین پنجره Create channel، بخشی با عنوان Advanced settings قرار دارد. با باز کردن این بخش، تنظیمات بیشتری برای مدیریت امنیت، سطح دسترسی و نحوه عملکرد کانال در اختیار شما قرار میگیرد. بیشتر این گزینهها برای سناریوهای سازمانی طراحی شدهاند و به مدیران Workspace کمک میکنند تا کانال را متناسب با نیاز مجموعه پیکربندی کنند.
در بخش Security and permissions گزینههای زیر را مشاهده میکنید:
- Federated: این گزینه برای برقراری ارتباط میان چند Workspace مختلف از طریق قابلیت Federation استفاده میشود. در نسخه Starter این قابلیت معمولاً غیرفعال است و امکان استفاده از آن وجود ندارد. در نسخههایی که از Federation پشتیبانی میکنند، میتوان کاربران چند Workspace مستقل را در یک کانال مشترک به یکدیگر متصل کرد.
- Encrypted: با فعال کردن این گزینه، پیامهای کانال بهصورت End-to-End Encryption (E2EE) رمزنگاری میشوند تا فقط اعضای همان کانال بتوانند محتوای پیامها را مشاهده کنند. در نسخه Starter این قابلیت معمولاً غیرفعال است. همچنین باید توجه داشته باشید که فعال بودن رمزنگاری ممکن است برخی قابلیتها مانند جستجوی پیامها یا عملکرد بعضی اپلیکیشنها و یکپارچهسازیها را محدود کند.
- Read-only: با فعال شدن این گزینه، کانال به حالت فقطخواندنی تبدیل میشود. در این وضعیت، اعضای عادی فقط میتوانند پیامها را مشاهده کنند و امکان ارسال پیام جدید نخواهند داشت. تنها مدیران کانال یا کاربرانی که مجوز لازم را دارند میتوانند پیام ارسال کنند. این تنظیم برای کانالهایی مانند اطلاعیههای شرکت، اخبار داخلی یا قوانین سازمان بسیار کاربردی است.
- Broadcast: عملکرد این گزینه با Read-only تفاوت دارد. در حالت Broadcast فقط مدیران کانال میتوانند پیام جدید ارسال کنند، اما سایر اعضا همچنان میتوانند برای همان پیامها Thread ایجاد کرده و پاسخ خود را در قالب گفتگوی رشتهای ثبت کنند. این قابلیت برای کانالهای اطلاعرسانی که نیاز به دریافت بازخورد یا پرسش کاربران دارند، انتخاب مناسبی است؛ زیرا از شلوغ شدن صفحه اصلی کانال جلوگیری میکند.
مرحله پنجم: ایجاد کانال
بعد از تکمیل اطلاعات، روی دکمه Create کلیک کنید. اگر همه اطلاعات صحیح باشد، کانال ایجاد شده و وارد صفحه آن خواهید شد. در گوشه بالای صفحه نیز پیام Room has been created نمایش داده میشود.
ساخت کانال خصوصی (Private Channel)
کانال خصوصی برای گفتگوهایی مناسب است که فقط کاربران مشخصی باید به آن دسترسی داشته باشند. برخلاف کانال عمومی، این کانال در فهرست سایر کاربران Workspace نمایش داده نمیشود و تنها افرادی که توسط مدیر کانال دعوت شوند، میتوانند آن را مشاهده کرده و عضو آن شوند.
مرحله اول: ایجاد کانال خصوصی
فرآیند ایجاد کانال خصوصی تقریباً مشابه ایجاد کانال عمومی است. کافی است از منوی Create new گزینه Channel را انتخاب کرده و فیلدهای Name، Topic و Members را مانند قبل تکمیل کنید. تفاوت اصلی در این مرحله، فعال کردن گزینه Private است. با فعال شدن این گزینه، کانال به حالت خصوصی تغییر میکند و پیام زیر آن نمایش داده میشود که فقط کاربران دعوتشده امکان عضویت در این کانال را خواهند داشت. همچنین میتوانید کاربران اولیه را از بخش Members انتخاب کنید تا پس از ایجاد کانال، بهصورت خودکار به آن اضافه شوند. در پایان، با کلیک روی Create، کانال خصوصی ایجاد میشود و تنها برای اعضای انتخابشده قابل مشاهده خواهد بود.
اضافه کردن اعضای جدید
مرحله اول: ورود به بخش Members
برای اضافه کردن اعضای جدید، ابتدا وارد کانال شوید و از نوار بالای صفحه روی آیکون Members کلیک کنید. سپس در پنل بازشده، دکمه Add را انتخاب کنید تا پنجره افزودن کاربران نمایش داده شود.
در همین پنل Members، گزینه Invite Link نیز در دسترس است. با استفاده از این قابلیت میتوانید یک لینک دعوت اختصاصی برای کانال ایجاد کرده و آن را در اختیار کاربران قرار دهید. افرادی که این لینک را دریافت کنند، در صورت داشتن مجوزهای لازم، میتوانند بدون نیاز به اضافه شدن دستی توسط مدیر به کانال ملحق شوند. همچنین در صورت نیاز، مدیر کانال میتواند لینک دعوت را غیرفعال کرده یا یک لینک جدید ایجاد کند تا از استفاده مجدد از لینک قبلی جلوگیری شود.
در پنجره Add users، نام کاربر یا کاربران موردنظر را جستجو کرده و از فهرست نمایشدادهشده انتخاب کنید. پس از انتخاب کاربران، روی دکمه Add users کلیک کنید تا اعضای انتخابشده به کانال خصوصی اضافه شوند و بلافاصله به محتوای آن دسترسی پیدا کنند.
ساخت Team
در Rocket.Chat، Team مجموعهای از چند کانال مرتبط است که برای سازماندهی بهتر گفتگوها استفاده میشود. برای مثال میتوانید یک Team با نام «واحد فروش» ایجاد کنید و کانالهایی مانند «اطلاعیهها»، «فروش داخلی» و «پشتیبانی فروش» را در آن قرار دهید.
نکته: قابلیت Team بسته به نسخه Rocket.Chat و مجوزهای Workspace ممکن است در همه نصبها فعال نباشد. اگر گزینه Team را در منوی Create new مشاهده نمیکنید، این قابلیت در Workspace شما فعال نیست یا توسط مدیر سیستم غیرفعال شده است.
مرحله اول: ایجاد Team
- روی Create new کلیک کنید.
- گزینه Team را انتخاب کنید.
در ادامه پنجره ایجاد Team نمایش داده میشود.
📷 جای تصویر مرحله اول (ایجاد Team)
مرحله دوم: وارد کردن اطلاعات Team
در فرم ایجاد Team معمولاً اطلاعات زیر از شما دریافت میشود:
- Name: نام تیم
- Description: توضیح کوتاه درباره فعالیت تیم
- Private Team: تعیین عمومی یا خصوصی بودن تیم
در صورت خصوصی بودن، فقط کاربران دعوتشده میتوانند تیم و کانالهای مرتبط با آن را مشاهده کنند.
مرحله سوم: ایجاد کانالهای تیم
بعد از ایجاد Team میتوانید:
- کانال جدید ایجاد کنید.
- کانالهای موجود را به تیم اضافه کنید.
- برای هر کانال اعضا و سطح دسترسی متفاوتی تعریف کنید.
این ساختار باعث میشود همه کانالهای مرتبط با یک واحد یا پروژه در یک بخش قرار بگیرند و مدیریت Workspace سادهتر شود.
📷 جای تصویر مرحله سوم (مدیریت کانالهای Team)
با انجام مراحل این آموزش، نحوه ایجاد کانالهای عمومی و خصوصی، تنظیم گزینههای امنیتی، مدیریت اعضا و ساخت Team در Rocket.Chat را یاد گرفتید و میتوانید ساختار ارتباطی Workspace خود را بر اساس نیاز سازمان مدیریت کنید.
ساخت Team
Team برای گروهبندی کاربران یک واحد، دپارتمان یا پروژه استفاده میشود. با ایجاد یک Team میتوانید اعضای مرتبط را در یک فضای مشترک قرار دهید و گفتگوهای مربوط به آن تیم را بهصورت منظم مدیریت کنید. پس از ایجاد Team، این بخش بهصورت جداگانه در منوی سمت چپ نمایش داده میشود و امکان ایجاد Discussionهای مرتبط با همان تیم نیز در اختیار شما قرار میگیرد.
مرحله اول: ورود به بخش ایجاد Team
برای ایجاد یک Team جدید، از نوار ابزار بالای منوی سمت چپ روی آیکون Create new کلیک کرده و گزینه Team را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، پنجره Create team باز میشود.
مرحله دوم: تکمیل اطلاعات Team
در پنجره Create team، اطلاعات تیم را وارد کنید. در فیلد Name یک نام یکتا برای تیم بنویسید. این نام نباید شامل فاصله یا کاراکترهای غیرمجاز باشد و پس از ایجاد، در بخش Teams نمایش داده خواهد شد.
در قسمت Topic نیز میتوانید موضوع یا توضیح کوتاهی برای تیم وارد کنید تا هدف یا حوزه فعالیت آن برای اعضا مشخص باشد. سپس از بخش Members کاربران موردنظر را جستجو و انتخاب کنید تا از همان ابتدا به تیم اضافه شوند. در صورت نیاز، میتوانید این بخش را خالی بگذارید و اعضا را بعداً اضافه کنید.
اگر قصد دارید همه کاربران Workspace بتوانند تیم را مشاهده و به آن ملحق شوند، گزینه Private را غیرفعال نگه دارید. در غیر این صورت، با فعال کردن این گزینه، تیم بهصورت خصوصی ایجاد میشود و فقط کاربران دعوتشده به آن دسترسی خواهند داشت.
در پایین فرم، بخش Advanced settings قرار دارد که تنظیمات امنیتی و سطح دسترسی Team را در اختیار شما قرار میدهد. این تنظیمات عملکردی مشابه تنظیمات کانالها دارند و شامل گزینههایی مانند Federated، Encrypted، Read-only و Broadcast هستند. توضیح کامل هر یک از این گزینهها در بخش «ساخت کانال» ارائه شد و هنگام ایجاد Team نیز کاربرد مشابهی دارند.
پس از بررسی تنظیمات، روی Create کلیک کنید تا تیم ایجاد شود.
مرحله سوم: ایجاد Discussion برای Team
پس از ایجاد Team، نام آن در بخش Teams منوی سمت چپ نمایش داده میشود. برای ایجاد یک گفتگوی جدید داخل این Team، دوباره از منوی Create new گزینه Discussion را انتخاب کنید.
در پنجره Create discussion، ابتدا در قسمت Parent channel or team نام Team موردنظر را انتخاب کنید. سپس نام Discussion، موضوع (Topic) و اعضای آن را مشخص کرده و در صورت نیاز، اولین پیام (Message) را نیز وارد کنید. در پایان با کلیک روی Create، Discussion جدید داخل همان Team ایجاد خواهد شد.
تبدیل کانال عمومی به خصوصی یا برعکس
در نسخههای جدید Rocket.Chat پس از ایجاد کانال، معمولاً امکان تغییر نوع کانال از عمومی به خصوصی یا برعکس وجود ندارد.
اگر نوع کانال اشتباه انتخاب شده باشد، باید:
- کانال جدید با نوع صحیح ایجاد کنید.
- اعضا را به کانال جدید منتقل کنید.
- در صورت نیاز، کانال قبلی را آرشیو یا حذف کنید.
نکاتی که قبل از ایجاد کانال یا تیم باید بدانید
- از نامهای کوتاه و قابلتشخیص استفاده کنید.
- برای هر واحد یا پروژه، یک تیم مجزا ایجاد کنید.
- موضوعات مختلف را در کانالهای جداگانه نگه دارید تا جستجو و مدیریت پیامها سادهتر شود.
- کانالهای عمومی را برای اطلاعرسانیهای عمومی و کانالهای خصوصی را برای اطلاعات محرمانه استفاده کنید.
- در صورت نیاز، مدیران (Owner یا Moderator) جداگانه برای هر کانال تعیین کنید تا مدیریت اعضا و پیامها سادهتر باشد.