در این مقاله قصد داریم روش انجام Warm-up ایمیل را برای جلوگیری از اسپم شدن و افزایش اعتبار دامنه و آیپی توضیح دهیم.
بررسی وضعیت فعلی ایمیلها
اولین قدم برای رفع مشکل اسپم شدن ایمیلها، این است که مطمئن شوید مشکل واقعاً مربوط به اعتبار دامنه یا آیپی شما است. برای بررسی، نمونهای از ایمیلهای ارسالشده را باز کنید و ببینید که آیا در پوشه اصلی (Inbox) قرار گرفتهاند یا مستقیماً وارد پوشه اسپم (Spam) شدهاند. اگر ایمیلها وارد اسپم میشوند یا اصلاً تحویل داده نمیشوند، باید بررسی دقیقتری انجام دهید. یکی از بهترین راهها استفاده از ابزارهای رایگان مثل Mail-Tester یا سرویس Gmail Postmaster است. این ابزارها به شما نشان میدهند که امتیاز ایمیل شما چقدر است و کدام بخشها باعث کاهش اعتبار شدهاند.
تنظیم رکوردهای ضروری DNS
پیش از شروع فرآیند Warm-up، باید مطمئن شوید که رکوردهای احراز هویت ایمیل روی دامنه شما بهدرستی تنظیم شدهاند. سه رکورد اصلی شامل SPF، DKIM و DMARC هستند که برای هر دامنه ضروریاند. رکورد SPF مشخص میکند که چه سرورهایی مجاز به ارسال ایمیل از طرف دامنه شما هستند. DKIM یک امضای دیجیتال به ایمیل اضافه میکند که سرویس گیرنده بتواند مطمئن شود ایمیل تغییر نکرده است. DMARC هم سیاست کلی ارسال ایمیلهای دامنه شما را تعیین میکند. اگر این رکوردها بهدرستی تنظیم نشده باشند، حتی با Warm-up هم احتمال اسپم شدن ایمیلها بسیار بالا خواهد بود.
شروع ارسال با تعداد کم
Warm-up به این معناست که باید ارسال ایمیلها را بهتدریج آغاز کنید تا اعتماد سرویسهای ایمیل مثل Gmail و Outlook جلب شود. در شروع کار، حجم ارسال باید بسیار کم باشد و معمولاً پیشنهاد میشود روزانه تنها بین ۱۰ تا ۲۰ ایمیل ارسال شود. نکته مهم این است که ایمیلها باید به آدرسهایی ارسال شوند که واقعی و فعال باشند؛ یعنی حسابهایی که افراد واقعاً از آن استفاده میکنند و احتمال زیادی دارد ایمیل شما را باز کنند و روی آن کلیک کنند. اگر از همان ابتدا تعداد زیادی ایمیل بفرستید، سرورهای ایمیل به احتمال زیاد شما را بهعنوان اسپمر شناسایی میکنند.
افزایش تدریجی تعداد ایمیلها
بعد از گذشت چند روز و زمانی که متوجه شدید ایمیلها به پوشه اصلی کاربران میرسند، میتوانید بهتدریج تعداد ارسالها را افزایش دهید. این افزایش باید مرحلهای باشد؛ مثلاً ابتدا از ۲۰ ایمیل در روز به ۵۰ ایمیل، سپس به ۱۰۰ ایمیل و همینطور بیشتر. این روند باید آهسته و کنترلشده باشد تا سرورهای گیرنده فرصت پیدا کنند الگوی ارسال شما را طبیعی تشخیص دهند. اگر ناگهانی از چند ایمیل به چند هزار ایمیل برسید، همه زحمات Warm-up از بین میرود.
بهبود تعامل با ایمیلها
یکی از نکات کلیدی در فرآیند Warm-up این است که فقط ارسال ایمیل کافی نیست؛ بلکه تعامل کاربران هم اهمیت زیادی دارد. ایمیلهایی که باز میشوند، روی آنها کلیک میشود یا حتی کاربر به آنها پاسخ (Reply) میدهد، سیگنال مثبتی برای سرویسهای ایمیل هستند. این سیگنالها نشان میدهند که ایمیلهای شما ارزشمند و معتبرند. بنابراین سعی کنید محتوای ایمیلها کوتاه، شخصیسازیشده و کاربردی باشد. حتی میتوانید از کاربران بخواهید ایمیل شما را بهعنوان «Not Spam» علامتگذاری کنند یا آن را به پوشه Inbox منتقل کنند. این اقدامات اعتبار فرستنده شما را بهطور چشمگیری افزایش میدهد.
بررسی و مانیتورینگ مستمر
Warm-up یک فرآیند یکباره نیست و نیاز به بررسی دائمی دارد. شما باید بهطور مرتب وضعیت ایمیلها و گزارشها را کنترل کنید. ابزارهایی مانند Gmail Postmaster میتوانند به شما نشان دهند که وضعیت دامنه و آیپی شما از نظر گوگل در چه شرایطی قرار دارد. همچنین سرویس Mail-Tester میتواند امتیاز هر ایمیل را بررسی کند. اگر در طول مسیر متوجه شدید که تعداد ایمیلهای اسپم دوباره زیاد شده است، باید روند Warm-up را کندتر کنید و برای مدتی تعداد ارسالها را کاهش دهید. این کار باعث میشود اعتبار فرستنده حفظ شود و دوباره بهبود پیدا کند.
در نهایت، با رعایت مراحل Warm-up و تنظیم رکوردهای امنیتی، میتوانید احتمال اسپم شدن ایمیلها را به حداقل برسانید و ارسالهای خود را با کیفیت و اعتماد بیشتر ادامه دهید.