در این آموزش یاد میگیرید چگونه Mailing List یا همان لیست ایمیل گروهی را در سیپنل ایجاد و مدیریت کنید. این قابلیت برای ارسال خبرنامهها، اطلاعیهها یا پیامهای گروهی به چندین کاربر به صورت همزمان کاربرد دارد.
ورود به بخش Mailing Lists
بعد از ورود به سیپنل، باید بخش مربوط به ایمیلها را پیدا کنید. در صفحه اصلی سیپنل یک قسمت به نام Email وجود دارد. در این قسمت گزینههای مختلفی مانند Forwarders، Email Accounts و… دیده میشود. برای ساخت Mailing List روی گزینه Mailing Lists کلیک کنید تا وارد بخش مدیریت لیستهای ایمیل شوید.
ایجاد Mailing List جدید
در صفحه Mailing Lists، یک فرم مخصوص برای ایجاد لیست جدید نمایش داده میشود. در قسمت List Name باید یک نام مناسب برای لیست خود وارد کنید؛ برای مثال اگر قصد دارید خبرنامه ارسال کنید میتوانید نام آن را newsletter بگذارید. سپس از بخش Domain دامنهای که میخواهید این لیست روی آن فعال شود را انتخاب کنید. در مرحله بعد باید یک رمز عبور قوی در بخش Password وارد کنید تا فقط شما بتوانید به لیست دسترسی مدیریتی داشته باشید. در پایان روی دکمه Add Mailing List کلیک کنید تا لیست ایجاد شود.
مدیریت Mailing List
پس از ساخت لیست، نام آن در پایین صفحه نمایش داده خواهد شد. در این قسمت فهرستی از لیستهای فعال را مشاهده میکنید. برای مدیریت لیست، کافیست روی دکمه Manage روبهروی نام لیست کلیک کنید. با این کار وارد محیط Mailman میشوید که یک ابزار کامل برای مدیریت Mailing List است. در این محیط میتوانید اعضا را مدیریت کنید، تنظیمات ارسال را تغییر دهید و دسترسیها را مشخص نمایید.
افزودن اعضا به Mailing List
برای اینکه لیست شما کاربردی باشد باید آدرس ایمیل اعضا را به آن اضافه کنید. وارد صفحه مدیریت لیست شوید و سپس به بخش Membership Management بروید.
در این بخش گزینهای به نام Mass Subscription وجود دارد که به شما اجازه میدهد چندین ایمیل را همزمان وارد کنید. کافی است آدرس ایمیلها را در کادر مربوطه وارد کنید و در نهایت روی گزینه Submit Your Changes کلیک نمایید تا اعضا به لیست اضافه شوند. از این پس تمام ایمیلهای ارسالی به لیست، به اعضای جدید نیز ارسال خواهد شد.
همچنین زیر این لیست بخشی قرار دارد که وقتی کسی عضو لیست ایمیل شما میشود یا برایش دعوتنامه فرستاده میشود، این متن به عنوان توضیح یا خوشآمدگویی در بالای ایمیل قرار میگیرد.
تنظیمات ارسال و دسترسیها
یکی از امکانات مهم Mailing List مدیریت سطح دسترسی و نحوه ارسال ایمیل است. در بخش Privacy Options میتوانید مشخص کنید چه کسانی مجاز به ارسال ایمیل به لیست باشند. مثلاً میتوانید این اختیار را فقط به مدیر بدهید یا اجازه دهید اعضا هم بتوانند پیام ارسال کنند. همچنین امکان فعال کردن حالت تأیید وجود دارد؛ به این صورت که ایمیلهای ارسالی ابتدا توسط مدیر بررسی و سپس در صورت تأیید برای همه اعضا فرستاده میشود. این گزینه برای کنترل بهتر روی محتوای ارسالشده بسیار مفید است.
در بخش عضویت (Subscribing) میتوانید مشخص کنید لیست شما عمومی باشد یا مخفی بماند، روش عضویت چطور انجام شود (فقط تایید ایمیلی، تایید مدیر یا هر دو) و چه ایمیلهایی بدون تایید اضافه شوند. همچنین تعیین میکنید آیا خروج از لیست نیاز به تایید مدیر داشته باشد یا کاربر آزادانه بتواند لغو عضویت کند.
بخش Ban list هم برای وارد کردن ایمیلها یا دامنههایی است که اصلاً اجازه عضویت در لیست را نداشته باشند.
در بخش نمایش اعضا (Membership exposure) تعیین میکنید چه کسانی بتوانند اعضای لیست را ببینند (همه، فقط اعضا یا فقط مدیر). در ادامه، میتوانید آدرس ایمیلها را مبهم نمایش دهید تا مستقیماً توسط رباتهای اسپمر جمعآوری نشوند. این بخشها برای امنیت، حریم خصوصی و مدیریت سادهتر لیست ایمیل اهمیت زیادی دارند.
حذف یا ویرایش Mailing List
اگر در آینده نیاز به حذف یا تغییر تنظیمات یک لیست داشتید، کافیست دوباره به بخش Mailing Lists در سیپنل برگردید. در این صفحه لیستهای فعال شما نمایش داده میشوند. برای حذف کافیست روی گزینه Delete کلیک کنید. همچنین اگر قصد دارید رمز عبور مدیریت لیست را تغییر دهید، میتوانید از گزینه Change Password استفاده کنید. این امکانات به شما کمک میکنند که در همواره کنترل کاملی روی لیستهای خود داشته باشید.
با استفاده از Mailing List در سیپنل میتوانید ارتباط سادهتر و سازمانیافتهتری با کاربران و مشتریان خود برقرار کنید و ایمیلهای گروهی را به راحتی مدیریت نمایید.