در این راهنما قصد داریم روشهای پایه برای شناسایی و رفع مشکلات ارسال و دریافت ایمیل را بررسی کنیم تا کاربران بتوانند بدون نیاز به دانش تخصصی عمیق، اولین گامهای عیبیابی را انجام دهند.
مشکلات ارسال ایمیل
یکی از رایجترین مشکلات در سرویسهای ایمیل زمانی رخ میدهد که کاربر ایمیلی ارسال میکند؛ اما گیرنده هرگز آن را دریافت نمیکند. این موضوع دلایل متعددی دارد. نخستین دلیل میتواند پیکربندی اشتباه رکوردهای احراز هویت در DNS باشد. رکوردهایی مانند SPF، DKIM و DMARC برای تأیید هویت فرستنده طراحی شدهاند و در صورتی که بهدرستی تنظیم نشده باشند، سرور مقصد ایمیل را بهعنوان اسپم یا پیام مشکوک رد میکند. بررسی و اصلاح این رکوردها اولین اقدام در چنین شرایطی است.
مشکل دیگر مربوط به ارتباط SMTP است. اگر پورتهای ارتباطی مانند 25، 465 یا 587 توسط فایروال بسته باشند یا سرویسدهنده اینترنت آنها را محدود کرده باشد، ایمیلها ارسال نخواهند شد. همچنین وجود خطاهای TLS یا گواهینامه منقضی میتواند مانع برقراری ارتباط شود. در این مواقع باید اتصال سرور به مقصد بررسی و تست شود.
گاهی نیز حجم زیاد ایمیلهای ارسالی در مدت کوتاه باعث محدود شدن ارتباط توسط سرورهای مقصد میشود. این وضعیت که با نام Rate Limiting شناخته میشود، مخصوصاً برای خبرنامههای انبوه اتفاق میافتد. علاوه بر آن، قرار گرفتن آدرس IP یا دامنه در لیستهای سیاه جهانی هم مانع تحویل ایمیل خواهد شد. بررسی وضعیت بلکلیست با ابزارهایی مانند MXToolbox ضروری است.
نهایتاً نباید فراموش کرد که محتوای ایمیل نقش مهمی در موفقیت ارسال دارد. استفاده بیش از حد از لینکها یا کلمات حساس میتواند باعث شود ایمیل مستقیماً به پوشه اسپم منتقل شود. حتی ساختار نادرست HTML یا تصاویر حجیم هم میتواند مانع رسیدن ایمیل به مقصد شود. در چنین مواقعی، ارسال یک ایمیل ساده متنی بهترین آزمایش است.
مشکلات دریافت ایمیل
دسته دیگری از مشکلات مربوط به زمانی است که کاربر ایمیلی را دریافت نمیکند. یکی از اصلیترین دلایل آن تنظیم نادرست رکورد MX است. این رکورد مشخص میکند ایمیلهای ورودی باید به کدام سرور هدایت شوند و اگر نادرست باشد، هیچ ایمیلی به صندوق شما نمیرسد. بررسی این رکورد باید در اولویت قرار گیرد.
از دلایل دیگر میتوان به پر بودن ظرفیت صندوق پستی اشاره کرد. در این حالت، سرور ایمیلهای جدید را رد کرده و خطای Mailbox Full نمایش میدهد. راهحل آن آزاد کردن فضا یا افزایش حجم اختصاصی است. همچنین فیلترهای ضداسپم یا قوانین امنیتی سرور دریافتکننده میتوانند ایمیلها را حذف یا به پوشه اسپم منتقل کنند. در چنین شرایطی، مرور لاگهای سرور دریافتکننده میتواند علت اصلی را آشکار کند.
برخی از مشکلات نیز به تنظیمات امنیتی مربوط هستند. اگر سرور مقصد تنها ارتباط رمزنگاریشده TLS را قبول کند، اما سرور فرستنده این قابلیت را فعال نکرده باشد، ایمیل تحویل داده نخواهد شد. منقضی شدن یا نامعتبر بودن گواهینامه SSL نیز میتواند باعث بروز چنین مشکلی شود. همچنین در فرآیند فوروارد کردن ایمیلها، گاهی رکوردهای SPF یا DKIM هماهنگ باقی نمیمانند و همین مسئله باعث رد شدن پیام در مقصد نهایی خواهد شد.
روشهای اولیه تشخیص مشکل
برای شروع، همیشه باید پیامهای خطا یا گزارشهای بازگشتی (Bounce) بررسی شوند. این پیامها شامل کد و توضیح خطا هستند که میتواند دلیل اصلی مشکل را نشان دهد. پس از آن، مرور لاگهای سرور ایمیل اطلاعات دقیقتری در اختیار مدیر سیستم قرار میدهد.
بررسی رکوردهای DNS نیز از گامهای اساسی است. وجود و صحت رکوردهای MX، SPF، DKIM و DMARC باید با دقت کنترل شود. اگر دامنه یا IP در بلکلیست باشد، باید علت بررسی و اصلاح گردد. در نهایت، ارسال یک ایمیل آزمایشی ساده به سرویسهای عمومی مانند Gmail یا Outlook کمک میکند تشخیص دهیم مشکل در زیرساخت است یا در محتوای ایمیل. اگر ایمیل ساده هم به مقصد نمیرسد، معمولاً ایراد در رکوردها یا تنظیمات سرور است؛ اما اگر فقط ایمیلهای خاص یا قالبهای پیچیده رد شوند، باید محتوا اصلاح شود.
جمعبندی
با رعایت این مراحل اولیه میتوان بسیاری از مشکلات ارسال و دریافت ایمیل را شناسایی کرد. بررسی رکوردهای DNS، مرور لاگهای سرور و تحلیل پیامهای خطا، مهمترین اقدامات در شروع عیبیابی هستند و معمولاً به حل بخش بزرگی از مشکلات کمک میکنند.